Vorlage für die Sitzung des GI-Präsidiums am 22.9.1998

Dank ihrer dynamischen Entwicklung ist die GI inzwischen zu einer komplexen Organisation herangewachsen. Die Ende der 70er Jahre eingeführte fachlichen Gliederung in Fachbereiche, Fachausschüsse, Fachgruppen und Arbeitskreise umfaßt inzwischen 260 Organisationseinheiten mit den verschiedensten Ordnungen, den unterschiedlichsten Formen des Zeitschriftenbezugs und der Beitragsregelung. Dazu kommen die Regionalgruppen, Beiräte, Vertrauensdozenten usw.

Diese Komplexität zeugt von der Vielfalt der Aktivitäten und Interessen der GI-Mitglieder, sie hat aber auch ungünstige Auswirkungen auf die Administration, die Handlungsfähigkeit und die Beweglichkeit der GI. Zu Recht klagen aktive und engagierte Mitglieder

• über lange und hinderliche Entscheidungswege, wenn sie z.B. die fachliche Arbeit in neuen und aktuellen Gebieten durch Gründung einer Fachgruppe vorantreiben wollen,
• daß sie die für ihre Arbeit nötige administrative und informationelle Unterstützung durch die Geschäftsstelle häufig nur in einem für sie unzureichenden Ausmaß erhalten können,
• daß der Informationsfluß innerhalb der GI, etwa zur Abstimmung der Planung von Tagungen oder zur Kooperation bei deren Durchführung, häufig nicht oder zu träge vonstatten geht.

Umgekehrt müssen Präsidium und Vorstand oft Monate oder gar Jahre auf ein Ergebnis warten, wenn sie Fachgliederungen um eine Stellungnahme zu einer bestimmten Sachfrage ersuchen. Erfreulicherweise wird aber die Meinung der GI zunehmend seitens der staatlichen Administration, der Politik und auch der Industrie nachgefragt und gehört. Da in solchen Fällen aber meist eine sehr schnelle Reaktion erforderlich ist, führt dies zwangsläufig zur Einrichtung neuer Adhoc-Gremien. Deren Auftrag unterscheidet sich zwar nicht wesentlich von denjenigen der regulären Gliederungen, sie können ihn nur schneller erfüllen. Allerdings verstärken sie die durch die Vielzahl der Fachgruppen ohnehin schon bestehende Desintegration der fachlichen Arbeit innerhalb der GI und sie verursachen Kosten.

Die GI ist hierdurch insbesondere auch für Neumitglieder und Interessenten hochgradig intransparent geworden: die Entscheidung etwa, wo man sich in der vielstufigen und stark verästelten Gliederungshierarchie zuordnen soll, fällt nicht leicht, völlig voneinander unabhängig scheinende ‚Blätter‘ weisen bei näherem Hinsehen starke inhaltliche Überschneidungen auf. Dazu kommt infolge der Zersplitterung im Beitragswesen (keine einheitlichen Beiträge, unterschiedliche Services) ein relativ formaler, zentral organisierter Zuordnungsmechanismus, dem man sich im Zusammenhang mit der Beitragsrechnung jährlich zu unterziehen hat. Nun sind Informatiker bekanntlich höchst kreativ, was in den GI-Gliederungen zu einem kontinuierlichen Wandel der Beiträge, der Gliederungsbezeichnungen, ihrer Zuordnung etc. führt. Ein frustriertes Mitglied schreibt z.B. von der immer wiederkehrenden ‚GI-Jahresendnervnummer‘ und fragt nach deren tieferen Sinn.

Insgesamt wirkt die GI nach innen und nach außen reichlich chaotisch und sie erscheint nicht in der Attraktivität und in dem Charme, die ihr aufgrund der Qualität ihrer fachlichen und fachgesellschaftlichen Arbeit eigentlich zukämen. ‚Die ganze fachliche Struktur wirkt undynamisch und überholt wie eine verknöcherte Verwaltungsbehörde‘ schreibt ein anderes Mitglied.

Die Organisation der GI ist also weiterzuentwickeln.

Im folgenden werden zunächst die Ziele identifiziert, die mit dieser Weiterentwicklung erreicht werden sollen und deren Erfüllungsgrad später auch zur Bewertung des Erfolgs der Umstrukturierungsmaßnahmen herangezogen werden soll. Abschnitt 3 behandelt das Umstrukturierungskonzept zusammen mit begleitend notwendigen organisatorischen und finanziellen Regelungen. Abschnitt 4 gibt einige Handlungsempfehlungen sowie Vorschläge für Übergangsregelungen. Im Anhang werden die bisherige und die zukünftige Struktur veranschaulicht sowie die Profile der einzelnen Gliederungsarten detailliert.

Die mit der Weiterentwicklung zu erreichenden Ziele ergeben sich letztlich aus den eingangs genannten Schwachstellen:

• Erhöhte Handlungsfähigkeit durch Verkürzung der Entscheidungswege, sowohl für strategische wie auch administrative Fragestellungen;
• Förderung von Initiativen und Mitgliedermotivation durch Erhöhung der lokalen Autonomie hinsichtlich der Einrichtung von Untergruppen, bei Wahlen u.a.;
• Stärkung der Eigenverantwortung auf Gliederungsebene durch erhöhte finanzielle Dispositionsfreiheit und stärkere Partizipation an Einnahmeüberschüssen und Verlusten;
• größtmögliche strukturelle Flexibilität;
• innere und äußere Transparenz;
• Verbesserung der internen Kommunikation und wechselseitigen Abstimmung; insbesondere auch Erlössteigerungen im Tagungsbereich durch besser abgestimmte und plazierte Veranstaltungen,
• mitgliederorientierte schlanke Administration, Reduktion von Bürokratie; verbesserter Mitgliederservice;
• Insgesamt erhöhte Attraktivität der GI sowohl für ihre Mitglieder als auch nach außen.

Hinsichtlich der Erreichbarkeit der vorgenannten Ziele gehen wir von folgenden Annahmen aus:

1. Die Fachaktivitäten innerhalb der GI müssen ein stabiles Rückgrat in Form einer möglichst schlanken und flachen Organisationsstruktur haben.

Dies sichert kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, kurze Reaktionszeiten, klare und beständige Zuständigkeiten und damit Transparenz sowie optimierbare Administrationsmechanismen.

2. Entsprechend der Dynamik der Informatik darf dieses Rückgrat jedoch kein einengendes Korsett sein. Vielmehr muß es Raum für beliebige länger- und auch kürzerlebige Gruppierungen bieten, die sich ohne administrativen Ballast jeweils aktuellen Fragestellungen widmen können.

Dies sichert die notwendige Flexibilität, auf neue Fragen zielstrebig und ohne unnötige Verzögerungen eingehen zu können. Das Engagement aktiver Mitglieder wird nicht gebremst sondern gefördert und unterstützt.

3. Zur Organisation der Fachaktivitäten bedarf es einer Gliederung in hinreichend breite, in sich zusammenhängende Gebiete und innerhalb dieser Gebiete einer Strukturierung in strategisch/koordinierend bzw. fachlich/operativ handelnde Organisationseinheiten.
4. In einer Organisation, deren Erfolg vom Engagement ehrenamtlich wirkender Mitglieder abhängt, ist eine revolutionäre Umgestaltung gewachsener Strukturen und Verhältnisse kontraproduktiv. Insbesondere würde in solchen Organisationseinheiten, die gerade einen Reorganisationsprozeß hinter sich und damit auch ‚ihre Claims abgesteckt‘ haben, ein erneuter Umbau auf wenig Gegenliebe stoßen.

Eine weitere, zwar nicht unumstößliche aber doch als sehr wichtig eingeschätzte Rahmenbedingung für die Entwicklung des Ansatzes, war die Realisierbarkeit der Strukturanpassungen im Rahmen der gültigen GI-Satzung. Ein erneuter Satzungsänderungsprozeß erschien zumindest all denjenigen, die am letzten beteiligt waren, als Garant für eine langfristige Verzögerung dringend erforderlicher Veränderungen.

Der grundlegende Ansatz besteht darin, die strategisch/koordinierende und die fachlich/operativ handelnde Ebene direkt aneinander zu binden, anstatt wie bisher hauptsächlich üblich, zwei Ebenen der ersten Art (nämlich Fachbereichsleitungen und die Fachausschüsse) über diejenige zu setzen, in der die eigentliche Facharbeit geleistet wird (die Fachgruppen etc.).

Auf diese Weise werden die Entscheidungs- und Kommunikationswege verkürzt, die Informationsbasis für die Verantwortlichen in den Fachgruppen verbreitert und damit bestehendes Kooperationspotential bzw. notwendiger Abstimmungsbedarf (z.B. bzgl. der Ausrichtung und Organisation von Veranstaltungen) wesentlich transparenter. Die gewachsene Fachgebietseinteilung der Fachbereiche hat sich durchaus bewährt und soll nur dort, wo sich starke Disparitäten entwickelt haben (beispielsweise ordnen sich dem FB 2 ca. acht mal soviel Mitglieder zu wie dem FB 6) angepaßt werden. Dadurch wird auch sichergestellt, daß die Fachbereichsleitungen nicht durch zu große Mitgliederzahl handlungsunfähig werden.

Der vereinzelt eingebrachte Vorschlag, die Fachbereichsleitungen ersatzlos zu streichen würde zu einer starken Zersplitterung der einzelnen Fachgebiete führen (derzeit gibt es 39 Fachausschüsse). Außerdem würde das Präsidium handlungsunfähig, wenn alle Fachausschüsse direkt vertreten wären.

Zur Vereinfachung werden alle weiteren fachlichen Gruppierungen unabhängig von ihren spezifischen Aktivitäten unter dem Oberbegriff Ausschuß einheitlich behandelt, wobei dieser als Synonym für beliebige andere Bezeichnungen aus einem vorzugebenden Vorrat wie etwa Arbeitskreis, Arbeitsgruppe, Fachausschuß, Initiative, Task force, Steering Committee steht. Es soll also jeder Gruppierung selbst überlassen bleiben, welche Bezeichnung aus dem Vorrat sie für sich wählt.

Ein Ausschuß

• hat eine beliebige Größe,
• hat eine ggf. nur für begrenzte Zeit bedeutsame Themen- bzw. Aufgabenstellung,
• ist an mindestens eine Fachgruppe oder an einen Fachbereich gebunden, die/der über seine Einrichtung/Auflösung autonom entscheidet und ihn ggf. auch finanziell ausstattet (Budget); diese Anbindung ist veränderlich,
• hat ein Leitungsgremium bestehend mindestens aus Sprecher/in und Stellvertreter/in, erstere/r mit Sitz und Stimme im übergeordneten Leitungsgremium,
• erhebt keine eigenen Mitgliedsbeiträge über die GI-Administration.

Die personelle Zusammensetzung eines Ausschusses sowie Fragen der finanziellen Ausstattung (Budget) und Geschäftsordnung sind durch entsprechende Beschlüsse (der einrichtenden Gliederung/en) zu regeln.

Die Konstruktion des Ausschusses ermöglicht es, bei Bedarf auch Fachausschüsse (FA) der herkömmlichen Form einzurichten bzw. weiterzuführen. Die FA stellen jedoch per Default keine Zwischenebene zwischen FB und FG mehr dar, sondern haben typischerweise beratenden Charakter, verfügen über kein eigenes Budget und haben keine operative Entscheidungskompetenz.

Der übergeordnete FB kann den FA allerdings sowohl ein Budget zuordnen und ihnen auch operative Kompetenz übertragen (z.B. im Sinne eines Steering Committees für die Organisation einer regelmäßigen Veranstaltung oder die Herausgabe einer Zeitschrift). Umgekehrt kann auch eine Gruppe von Fachgruppen beschließen, daß ihre Vertretung im FB nicht direkt, sondern durch einen FA wahrgenommen wird.

Die Einrichtung eines FA mag insbesondere in den Fällen sinnvoll sein, in denen der FA das Gegenstück zu einer entsprechenden Organisationseinheit in einem assoziierten Wissenschafts- und Berufsverband darstellt.

• Bei Wahlen entfällt die Zustimmung der nächst höheren Ebene (ausgenommen FB-Sprecher/innen). Das Ergebnis wird künftig der übergeordneten Fachgliederung sowie der GI-Geschäftsstelle nur mitgeteilt.
• FB und FG können künftig eigenverantwortlich über die Einrichtung und Auflösung von (ihnen untergeordneten) Ausschüssen aller Art entscheiden. Die Einrichtung/Auflösung wird der jeweils übergeordneten Einheit sowie der GI-Geschäftsstelle lediglich mitgeteilt.

Die FB können künftig eigenverantwortlich FG einrichten und auflösen. Das Präsidium und die GI-Geschäftsstelle sind hierüber unmittelbar in Kenntnis zu setzen. Das Präsidium kann die Einrichtung, Auflösung, Namensänderung und Schwerpunktverlagerung von FG beeinspruchen bzw Auflagen erteilen. In diesem Fall haben der/die betroffenen FB eine einvernehmliche Lösung mit dem Präsidium herbeizuführen.

Die Fachgliederungen und insbesondere die Fachbereiche sollen in Zukunft stärker als bisher an Überschüssen und Verlusten ihrer Aktivitäten beteiligt werden.

Bisher haben die einzelnen Fachgliederungen ihre Budgetplanung und die finanziellen Aspekte von Veranstaltungen unmittelbar mit der Geschäftsstelle abgewickelt – am finanziellen Erfolg oder Mißerfolg der Veranstaltung einer Fachgruppe war der zuständige FB so gut wie nicht beteiligt. Die dadurch entstandene Anonymität aber auch die Tatsache, daß zum Teil erhebliche Überschüsse in der ersten Hälfte der neunziger Jahre ‚zentral‘ ausgegeben wurden und damit der erwirtschaftenden Einheit nicht zur Verfügung standen, haben dazu geführt, daß nur noch wenige Veranstaltungen zu einem substantiellen Überschuß führen.

Künftig sollen daher die Fachbereiche zusätzlich zu den ihnen bereits heute zugewiesenen Verfügungsrahmen an Überschüssen ihrer Gliederungen beteiligt werden. Umgekehrt sollen sie aber auch vorrangig zur Deckung von Verlusten herangezogen werden, d.h. die Veranstalter/innen sind ‚ihrer Fachbereichsleitung‘ verantwortlich, wenn auch letztlich im Rahmen des Fachbereichs nicht zu deckende Verluste von der Gesamt-GI zu tragen sind.

Im einzelnen sollen

• Veranstaltungsüberschüsse- und Verluste im Verhältnis von 75:25 auf die veranstaltende(n) Einheit(en) und den übergeordneten FB (ggf. mehrere bei Kooperationsveranstaltungen) einerseits sowie die Gesamt-GI andererseits aufgeteilt werden (bislang 50:50 veranstaltende Einheit bzw. GI).

• Überschüsse und Verluste aus Beiträgen und Veranstaltungen bei solchen Fachgliederungen gegeneinander verrechnet werden, die Mitgliedsbeiträge erheben (FB und FG).
• Fachgliederungen innerhalb gewisser Grenzen eigenverantwortlich über die Verwendung ihrer Mittel entscheiden, soweit sie über ein entsprechendes Budget verfügen. Die Grenzen der Verwendungsfreiheit definieren sich primär über den satzungsgemäßen Einsatz der Geldmittel. Die Geschäftsstelle wird hierzu eine ‚Positivliste‘ entwickeln und fortschreiben. Die Abwicklung erfolgt weiterhin über die Geschäftstelle, Fachgliederungen können beispielsweise keine eigenen Bankkonten unterhalten.

Zur Erhaltung der Gemeinnützigkeit der GI müssen die der GI zufließenden Mittel ‚zeitnah‘ und natürlich satzungsgemäß eingesetzt werden. Ein langjähriges Kumulieren von Finanzmitteln ist also nicht möglich.

Andererseits soll nach Möglichkeit und fortschreitender Stabilisierung der GI das von einer Fachgliederung erwirtschaftete Guthaben bis zu einer Maximalhöhe (jährliche Absprache mit dem für Finanzen zuständigen Vizepräsidenten) als reales Guthaben zur Verfügung stehen. D.h. dessen Verwendung bzw. Abruf muß in der Regel nicht vorher avisiert werden.

1. Die neue Struktur tritt zum 01.01.1999 in Kraft.
2. Wenn die Fachgruppen eines Fachbereichs nichts anderes beschließen, haben die bisherigen Fachausschüsse ab diesem Zeitpunkt nur noch beratenden Charakter und werden nach einem Jahr aufgelöst.
3. Ab diesem Zeitpunkt sind die Sprecher/innen von direkt einem FB zugeordneten Ausschüssen (insbesondere Arbeitskreisen) sowie derjenigen FG, die sich nicht per Beschluß durch einen FA vertreten lassen, mit Sitz und Stimme im betreffenden FB vertreten.
4. Der in der GI seit 1996 mit festen Eckterminen ablaufende Budgetplanungsprozeß für das jeweilige Folgejahr (Jahresabschluß des Vorjahres im März, Information der Fachgliederungen im April, Rückmeldung der Fachgliederungswünsche für das Folgejahr Ende Mai, Beschluß des Präsidiums in seiner Juni-Sitzung, Publikation in der Augustausgabe des Informatik-Spektrums und Präsentation auf der Mitgliederversammlung Ende September) muß solange weiter laufen, bis sich die neuen Strukturen konstituiert haben. Dementsprechend ist im Übergangsjahr nach erfolgter Konstituierung (und ggf. Budgetzuweisung an Ausschüsse) von den betreffenden FB eine erneute Aufteilung ihrer nach alter Planung zugewiesenen Budgets zu beschließen. Außerdem wird über den jeweils zuzuweisenden Wert von Überschüssen, die vor 1995 erzielt worden sind, zu beschließen sein.
5. Im Zuge der Budgetplanungen übermitteln die FB der Geschäftsstelle jährlich eine Listung der mit Budgets ausgestatteten Einheiten, des/der jeweiligen Budgetverantwortlichen (‚Zeichnungsberechtigten‘) und des diesen zugewiesenen Budgets. Die Geschäftsstelle führt hierfür jeweils eigene Konten und überprüft lediglich die Einhaltung des Budgets und die Satzungskonformität getätigter Ausgaben. Für die inhaltliche Prüfung, ob also die Ausgaben zuweisungsgemäß erfolgten, ist der jeweilige FB zuständig.
6. Den Fachbereichen mit hohen Mitgliederzahlen bzw. großer Anzahl an Fachgruppen wird empfohlen, eine Diskussion und ggf. Beschlüsse über eine sachlich sinnvolle Aufteilung bzw. eine Umwandlung von Fachgruppen in Ausschüsse herbeizuführen.
7. Den mitgliedermäßig kleinen FB’s wird empfohlen, Beratungen über Zusammenschlüsse zu größeren Einheiten aufzunehmen und ggf. entsprechende Beschlüsse herbeizuführen.
8. Das Präsidium muß einen Beschluß herbeiführen, wie bei einer etwaigen Vergrößerung der Anzahl von FB hinsichtlich Sitz und Stimme im Präsidium konkret zu verfahren ist (Erweiterung verbunden mit Satzungsänderung oder Rotation des Stimmrechts in bestimmten Perioden oder n FB haben m Stimmen mit m<n).

 Der vorliegende Vorschlag zur Weiterentwicklung der GI-Struktur ist das Ergebnis eines langen Diskussionsprozesses, an dem sich eine Vielzahl von Personen aus Vorstand, Präsidium und Fachgliederungen beteiligten. Initiiert wurde dieser Prozeß 1994 in Dagstuhl im Rahmen einer Klausur des GI-Präsidiums. Eine Arbeitsgruppe identifizierte seinerzeit die strukturellen Schwachstellen und erarbeitete erste Ideen und Konzepte zu deren Behebung. Das hierbei entstandene Protokoll diente dann als Grundlage für erste Diskussionen in Präsidium und Fachbereichsleitungen. Die Ergebnisse dieser Runde wurden im September 1995 von H.C. Mayr in einem Arbeitspapier zusammengefaßt und nach Behandlung im GI-Präsidium den Fachbereichen zur weiteren Diskussion übergeben. Viele der darin enthaltenen Vorschläge sind auch im vorliegenden Papier übernommen, allerdings waren seinerzeit tiefer greifende strukturelle Änderungen vorgesehen, die zu einer erheblichen Reduzierung und Bereinigung der Gliederungsvielfalt geführt hätten. Zwar gab es zu einem solch ‚revolutionären‘ Wandel viel Zustimmung aber doch auch erhebliche Einwände, so daß eine weitere Runde nötig schien. Diese verzögerte sich aufgrund der Tatsache, daß Vorstand und Präsidium in den Jahren 96 und 97 noch dringendere Probleme (Sanierung der GI-Finanzen, Entwicklung einer Strategie für die GI-Publikationen und für die Öffentlichkeitsarbeit u.a.) zu bewältigen hatten. Das Präsidium befaßte sich mit der Angelegenheit erneut anläßlich seiner Klausur im Dezember 1996 und beauftragte H.C. Mayr, vor allem in Zusammenarbeit mit den FB-Sprechern, die Konzeptentwicklung weiter zu treiben. Einige Treffen mit unterschiedlicher Zusammensetzung, sowie erneute Diskussionen in den Fachgliederungen führten schließlich zu dem nun vorliegenden Vorschlag.

Es ist unmöglich, hier alle Personen zu nennen, die sich mit wertvollen Ideen und Engagement an der Diskussion beteiligt haben. Ihnen allen sei herzlich gedankt.

(separates Excel-Dokument)